適時調査の実際（進められ方）

　調査が行われる病院に対しては、調査実施の1カ月前に文書で通知される。通知には日時（3時間が標準）、場所（当該病院）の他、事前提出書類や当日準備書類が記載されている。これまで当日準備書類はこの実施通知には記載されず、調査の前日に病院に通知されることになっていたが、2018年度から実施通知で知らされることになった。
　事前提出書類や当日準備書類は、施設基準等項目ごとに箇条書きにされており、例えば入院基本料等であれば、届出添付書類「様式9」や勤務実績表（事前）、平均入院患者数の算出根拠となる書類や病棟管理日誌（当日）等がリストアップされている。事前提出書類の提出期限は調査の10日前とされており、京都では原則、電子メールで提出する。
　事前提出書類は、調査当日までに厚生局により点検が行われる。その結果、不整合があると考えられる事項について、調査当日に確認が行われる。
　調査当日の厚生局からの出席者は原則、事務官と保健指導看護師である。施設基準等項目ごとに、当日準備書類等関係書類の確認と面談、院内視察により調査が行われる。調査は「調査書」に基づき行われることとなっており、「調査書」には、施設基準等項目ごとに確認すべき内容が記載されている。適否の判定は4段階（適・△（口頭指摘）・△（文書指摘）・否）で行われ、ここで「否」の判定が行われると、施設基準を満たしていないとされ、返還が求められることとなる。
　確認が終了すると、厚生局の出席者により調査内容の取りまとめが行われた後、病院に対して調査結果が口頭で説明される。この調査結果については、後日文書でも通知される。